記者招待會，也就是新聞發布會，是社會組織在發生具有重大影響的事情時，向新聞界公布信息，借助新聞提升該組織或者與該組織密切相關的東西形象，記者招待會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會，值得珍惜，代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響，如其表現不佳，公司形象無疑也會令人不悅。在記者招待會活動策劃中，會議組織者應注意以下事項：

   會議主持人要充分發揮主持和組織作用，以莊重的言談和感染力，活躍整個會議氣氛，引導記者踴躍提問。當記者提問離開會議主旨太遠時，要善于巧妙地將話題引回主題。會議出現緊張空氣時，能及時調節緩和，不要隨便廷長預定的會議時間。

   對于不愿發表和透露的東西，應婉轉地向記者作解釋，記者一般會尊重組織者意見的。如果吞吞吐吐，反而更會使記者追根問底，造成馗尬局面，甚至讓記者因此發表對企業不利的報導。

   不要隨便打斷記者的提問，也不要以各種動作、表情和語言對記者表示不滿。即使記者的提問帶有很強的偏見或帶有挑釁性，也不能激動發怒。這時應表現出深刻的涵養，以平靜的話語和確鑿的事理給予糾正或反駁。

   必遇到回答不了的問題時，不能簡單地說“不清楚”、“不知道”、“我不能告訴你”等，應采取靈活而又通情達理的辦法給予回答，切忌因此引起記者的不滿和反感。

   所發布的消息必須準確無誤，若發現錯誤應及時予以更正。

   講話時注意要投公眾所好，講他們愿聽的問題，而不是組織本身愿聽的觀點。例如，飲料工業部門回收瓶子時，就可以坦率地向公眾聲明，他們不希望自己所生產的產品被到處亂扔，以至于破壞風景，增加公眾煩惱。

   總之，對新聞記者主持人和發言人要力求坦率，不夸大其辭，也不吞吞吐吐，滿足新聞記者捕捉新聞的興趣，這樣才能和新聞界保持良好的關系，信守"5F"原則，即迅速(fasn)、真實(factual)、坦率(frank)、公正(fair)、友好(friendly)。

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